При постановке системы бюджетирования на предприятии очень важно создать надежную и достоверную систему оценки исполнения бюджетов. Осуществить оперативный сбор, обработку и консолидацию данных, необходимых для бюджетного контроля, невозможно без автоматизации. Но как правильно выбрать программное обеспечение для бюджетирования, чтобы не получить «автоматизированный бардак» или неработающую в реальности систему? Постараемся ответить на этот вопрос. Жизнь по правилам
Успешность автоматизации бюджетирования зависит не от качества программного продукта, а от правильности выбранного компанией подхода. В первую очередь, автоматизация – это инструмент достижения стратегических целей компании. Определите для себя, что вы хотите получить в результате автоматизации, поставьте четкие задачи и придерживайтесь их.
Усвойте также основное правило: прежде чем что-либо автоматизировать, необходимо сначала систему спроектировать, понять, какие показатели деятельности являются для организации важными, обозначить проблемы текущего сбора и контроля управленческой информации, выявить причины проблем.
Автоматизация бесполезна, если полноценного бюджетирования как методологии и управленческой технологии на предприятии не существует. Поэтому прежде, чем приобрести какой либо программный продукт, необходимо разработать правила финансового планирования, включающие тщательный анализ финансовой структуры, технологию бюджетирования, описанные регламенты, распределение функций и обязанностей, документооборот. Все это должно быть закреплено в соответствующих приказах, должностных инструкциях, положениях.
Программа в граммах
Непосредственно выбор самой компьютерной программы – это, как правило, завершающий этап постановки бюджетирования, но многие руководители часто именно с него и начинают. Уникальность компании – ее финансовой структуры, форматов бюджетов, сценариев планирования – всегда требует доработки приобретаемого программного продукта.
Выбранный продукт должен считать не вообще что-то, а рассчитывать управленческие данные именно в тех форматах, которые нужны руководителю для принятия управленческих решений. Если компьютерная программа умеет работать только по строго определенным правилам, не перестраивается и не адаптируется под условия конкретной компании, то все расчеты, выполненные с помощью нее, - не более чем игра в цифры.
Требования, которые могут быть предъявлены при выборе программного продукта для автоматизации системы бюджетирования:
- адаптивность к специфике организации, возможность изменений со временем при смене целей и стратегии
- удобный интерфейс
- возможность различных схем консолидации бюджетов
- отсутствие ненужных функций
- наличие возможности автоматического получения информации от первичных документов бухгалтерского учета
- наличие возможности автоматического планирования связанных статей бюджетов (планирование по нормативам)
- квалификация консультантов, разработчиков приобретаемого программного продукта
Возвращаясь к корням
Какие задачи должна решать автоматизация бюджетирования? Во-первых, это составление прогнозов (сценариев). Но прибегать к нему лучше тем предприятиям, которые уже имеют опыт планирования и высокий уровень его достоверности (то есть данные в бюджетах основаны на расчетах, экспертных мнениях, статистике).
Во-вторых, автоматизация решает задачу план-факт анализа (сбор и обработка информации о ходе исполнения бюджетов для контроля и корректировки). Для этого, в первую очередь, нужно создать возможность равного доступа к данным и тем, кто составляет бюджеты, и тем, кто несет ответственность за их исполнение. При этом информацию нужно получать не в обработанном бухгалтерией виде, а в ее первоначальной форме.
Для автоматизации бюджетирования важным условием является отделение управленческого учета от бухгалтерского. С одной стороны, программы для автоматизации бюджетирования и автоматизации бухгалтерского учета должны иметь разные форматы и схемы консолидации данных, а с другой - они должны быть привязаны к единой базе первичной документации. Бухгалтер в обязательном порядке должен вносить первичные данные так, как этого требует управленческий учет.
Для составителя бюджетов очень важно, чтобы при проведении расчетов он мог видеть взаимосвязь всех основных бюджетов между собой. Пользователь должен понимать, как были получены данные в отчетах (на основании каких документов возникли, по каким формулам рассчитались, какие проводки были использованы, информация из каких бюджетов перетекает в другие). Такая программа принесет пользу, так как пользователь постоянно контролирует вводимую и обрабатываемую информацию.
За что боролись
При выборе средств и формата автоматизации, как правило, обращают внимание на три основных параметра: сроки, стоимость и качество. Чем-то в любом случае придется жертвовать. Сократить стоимость можно за счет приобретения менее дорогих программных решений. Например, не стоит внедрять дорогостоящую многофункциональную систему в компании, бизнес которой представлен сотней однотипных транзакций в месяц (например, посредничество при реализации крупных партий товара).
Весь проект по автоматизации лучше разделять на отдельные этапы и по каждому этапу определять, где можно справиться самим, а где необходимо участие специалистов со стороны. Выбирая между автоматизацией своими силами и автоматизацией с помощью сторонних разработчиков и консультантов, будьте готовы к тому, что в первом случае сроки проекта будут гораздо более длительными.
Качество проекта по автоматизации следует оценивать по объективным параметрам. Не нужно считать критериями успешности показатели, с трудом поддающиеся расчету, – такие как окупаемость инвестиций в проект за счет совершенствования системы управления. Лучше увязать их с тем, насколько решены функциональные задачи.
Например, если автоматизируется система бюджетного планирования, то показателями успешности могут служить полный переход всех сотрудников финансовой службы на работу в новой системе, генерирование системой документов и форм отчетности, соответствующих вашим требованиям, на необходимых объемах данных и с приемлемой, заранее утвержденной скоростью их обработки.
Суммируя все вышесказанное, спешим вас уверить: создать достоверную и прозрачную систему бюджетирования и учета в компании реально. Главное не зацикливаться только на автоматизации и не пытаться автоматизировать все до мелочей. Помните, что это в первую очередь инструмент. Гораздо большее значение имеет организационная составляющая процесса бюджетирования и учета.
Действуйте от простого к сложному и выбирайте именно те решения, которые отвечают вашим задачам и потребностям. Желаем вам успеха!
Вера Сидельникова, старший консультант Сибирского офиса ГК «Инталев»
